انواع صورتجلسات در پروژه های عمرانی :
صورتجلسات با توجه به فهارس بهاء، آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های فنی سازمان برنامه بودجه و نیاز پروژه تهیه و بخشی از مدارک قابل استناد پروژه ها می باشد این اسناد باعث شفافیت داده های مالی و حقوقی پروژه می گردد .
صورتجلسه تحویل زمین :
براساس ماده 28 شرایط عمومی پیمان کارفرما متعهداست كه كارگاه را بی‌عوض و بدون معارض تحويل پیمانکار دهد. بر اساس شرایط عمومی پیمان پيمانكار بايد در تاريخ تعیین‌شده در محل كار حاضر شود و طي صورت‌جلسه‌هایی ، اقدام به تحويل گرفتن كارگاه بنمايد. در صورت‌جلسه‌های تحويل كارگاه بايد حدود و موقعيت زمین و محل‌هایی كه در آنها موضوع پيمان اجرا می‌شود و همچنین نقاط نشانه با مشخصات مربوطه ، محور عمليات و محل منابع تهيه مصالحي كه بايد در كارگاه توليد گردد ، درج شود.
در زیر مجموعه صورتجلسه ماده 28 مواد زیر از شرایط عمومی پیمان بایستی مورد توجه قرار گیرد و صورتجلسه گردد:
ماده18: معرفی سرپرست کارگاه ذیصلاح از سوی پیمانکار ،ارایه برنامه زمانبندی تفصیلی
ماده19: کنترل نقاط نشانه ، مبدا و سایر مشخصات پروژه بصورت برداشت مشترک و بررسی عدم مغایرت
ماده 20: تجهیزکارگاه و آغاز عملیات اجرایی
ماده21 : لزوم بیمه کار و اجرای اصول ایمنی در کارگاه
ماده 22 :بررسی مدارک و نقشه ها و اعلام نواقص احتمالی
ماده 23 : مطالعه نقشه تاسیسات موجود زیربنایی و حفاظت از آنها
صورتجلسه درستی نقاط نشانه کارگاه :
مطابق ماده 19 شرایط عمومی پیمان صورتجلسه نقاطِ نشانه معمولاً در روز تحویل کارگاه توسط نمایندگان نقشه‌بردار کارفرما و دستگاه نظارت بعد از چک و قرائت نقاط توسط وسایل نقشه‌برداری با نماینده پیمانکار تنظیم و امضاء می‌گردد.
صورتجلسه ورود مصالح به کارگاه :
مطابق ماده 20 بند (( ب )) شرایط عمومی پیمان نوع ، مقدار و تاريخ ورود مصالح و تجهيزات به كارگاه بايد با مهندس ناظر صورتجلسه شود.
صورتجلسه کار اجراشده :
صورتجلسه فوق عبارت است از گزارش مقدار و حجم عملیات انجام شده اعم از آنکه پوشیده شده و غیرقابل رویت و یا قابل رویت بوده باشد .
صورتجلسات می بایست به امضای تمام طرفین قرارداد رسیده و پس از آن توسط کارفرما به پیمانکار ابلاغ گردد .
در ﺗﻨﻈﯿﻢ ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﺎت ﮐﻪ ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺮ اﺳﺎس ﺿﻮاﺑﻂ ﺗﻬﯿﻪ ﺷﻮد ، ﻣﻮارد زﯾﺮ ﻧﯿﺰ ﺑﺎﯾﺪ ﻣﻮرد ﺗﻮﺟﻪ ﻗﺮار ﮔﯿﺮد :
1- ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﺎت در ﻣﻮارد ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه در ﭘﯿﻤﺎن ، ﺑﺎﯾﺪ در ﺣﯿﻦ اﺟﺮاي ﻋﻤﻠﯿﺎت و ﺑﺮ اﺳﺎس ﻧﻘﺸﻪ ﻫـﺎي اﺟﺮاﯾـﯽ ، ﻣﺸﺨﺼـﺎت ﻓﻨـﯽ ﻋﻤـﻮﻣﯽ، ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻓﻨﯽ ﺧﺼﻮﺻﯽ و دﺳﺘﻮر ﮐﺎرﻫﺎ ﺗﻬﯿﻪ ﺷﻮﻧﺪ و ﺷﺎﻣﻞ ﺣﺪاﻗﻞ اﻃﻼﻋﺎت زﯾﺮ ﺑﺎﺷﻨﺪ:
- ﻧﺎم ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ، ﻣﻬﻨﺪس ﻣﺸﺎور، ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر، ﺷﻤﺎره و ﺗﺎرﯾﺦ ﭘﯿﻤﺎن، ﻣﻮﺿﻮع ﭘﯿﻤﺎن و ﺷﻤﺎره و ﺗﺎرﯾﺦ ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﻪ
- ذﮐﺮ دﻻﯾﻞ و ﺗﻮﺟﯿﻬﺎت ﻓﻨﯽ ﻻزم ﺑﺮاي اﺟﺮاي ﮐﺎر ﻣﻮﺿﻮع ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﻪ
- اراﯾﻪ ﺗﻮﺿﯿﺤﺎت ﮐﺎﻓﯽ و ﺗﺮﺳﯿﻢ ﻧﻘﺸﻪ ﺑﺎ ﺟﺰﯾﯿﺎت ﮐﺎﻣﻞ و ﺑﯿﺎن ﻣﺸﺨﺼﺎت ﻓﻨﯽ ﮐﺎر
- ﻣﺘﺮه ﻧﻤﻮدن ﮐﺎر و ﻣﺤﺎﺳﺒﻪ ﻣﻘﺎدﯾﺮ و اﺣﺠﺎم ﻋﻤﻠﯿﺎت .
2- ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﺎت ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ اﻣﻀﺎي ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر ، ﻣﻬﻨﺪس ﻧﺎﻇﺮ ﻣﻘﯿﻢ ، ﻣﻬﻨﺪس ﻣﺸﺎور و ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ (در ﻣﻮارد ﺗﻌﯿﯿﻦ ﺷﺪه) ﺑﺮﺳﺪ . ﺗﻤﺎﻣﯽ ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﺎت ﺑﺎﯾﺪ ﺗﻮﺳﻂ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﻪ ﻣﻬﻨﺪس ﻣﺸﺎور ( ﺑﺎ روﻧﻮﺷﺖ ﺟﻬﺖ اﻃﻼع و ﭘﯿﮕﯿﺮي ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر ) ﺑﺮاي اﻋﻤﺎل در ﺻﻮرت وﺿﻌﯿﺖ ﺑﻪ ﻫﻤـﺮاه ﻣﻮﺿـﻮع ﮐـﺎر و ﺟﺪول ﺧﻼﺻﻪ ﻣﻘﺎدﯾﺮ ﻇﺮف ﻣﻬﻠﺖ ﺳﻪ ﻫﻔﺘﻪ اﺑﻼغ ﺷﻮد . ﭼﻨﺎﻧﭽﻪ ﺻﻮرت ﺟﻠﺴﺎت ﻣﺰﺑﻮر ﻇﺮف ﻣﺪت ﯾﺎد ﺷﺪه از ﻃﺮف ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﻪ ﻫﺮ دﻟﯿـﻞ اﺑـﻼغ ﻧﮕﺮدﯾﺪ، ﺑﺎ ﭘﯿﮕﯿﺮي ﻣﮑﺘﻮب ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر، ﻻزم اﺳﺖ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ دﻻﯾﻞ ﻋﺪم اﺑﻼغ ﯾﺎ ﻟﺰوم ﺗﻬﯿﻪ ﺻﻮرت ﺟﻠﺴﻪ اﺻـﻼﺣﯽ را ﺑـﻪ اﻃـﻼع ﻣﻬﻨـﺪس ﻣﺸـﺎور و ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر ﺑﺮﺳﺎﻧﺪ . ﭘﺲ از آن در ﺻﻮرت ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺗﻬﯿﻪ ﺻﻮرت ﺟﻠﺴﻪ اﺻﻼﺣﯽ، ﻻزم اﺳﺖ ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻬﯿﻪ و اﺑﻼغ آن ﻇﺮف ﻣﺪت دو ﻫﻔﺘﻪ اﻧﺠﺎم ﺷـﻮد .
ﭘﺲ از ﺳﭙﺮي ﺷﺪن ﻣﻬﻠﺖ دو ﻫﻔﺘﻪ، ﭼﻨﺎﻧﭽﻪ ﺻﻮرت ﺟﻠﺴﻪ اﺻﻼﺣﯽ ﺑﻪ ﻫﺮ دﻟﯿﻠﯽ ﺧﺎرج از ﻗﺼﻮر ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر از ﻃﺮف ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﺎ ﺗﺎﺧﯿﺮ اﺑـﻼغ ﺷـﻮد، ﻣﯿﺰان ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺑﻪ وﺟﻮد آﻣﺪه (ﻧﺴﺒﺖ ﺑﻪ ﻣﻬﻠﺖ ﺳﻪ ﻫﻔﺘﻪ) در اﺑﻼغ ﺻﻮرت ﺟﻠﺴﻪ اﺻﻼﺣﯽ و ﭘﺮداﺧﺖ ﻣﺒﻠﻎ ﻣﺮﺑﻮط ﺑـﻪ آن، ﺑـﺮ اﺳـﺎس دﺳـﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻣﺮﺑﻮط، در رﺳﯿﺪﮔﯽ ﺑﻪ ﺗﺎﺧﯿﺮات ﭘﯿﻤﺎن ﻣﻨﻈﻮر ﻣﯽ ﮔﺮدد.
صورتجلسات ﻓﺎﻗﺪ اﺑﻼغ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﻣﻌﺘﺒﺮ ﻧﺒﻮده و ﻗﺎﺑﻞ اﺳﺘﻨﺎد ﻧﻤﯽ ﺑﺎﺷﺪ. اﺑﻼغ ﺻﻮرتجلسات ﺗﻮﺳﻂ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﻣﺴﺘﻨﺪ ﺳـﺎزي ﻣـﺪارك و صورتجلسات ﺑﻮده و از ﺗﻌﻬﺪات و ﻣﺴﻮوﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﻬﻨﺪس ﻣﺸﺎور و ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر ﻧﻤﯽ ﮐﺎﻫﺪ. ( ازفهرست بهای سال ۹۷ ، مسئولیتهای کارفرما در قبال ابلاغ صورتجلسات افزایش یافته است)
3- ﺗﺎرﯾﺦ اﺑﻼغ ﮐﺎرﻓﺮﻣﺎ ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺎ زﻣﺎن اﺟﺮاي ﻋﻤﻠﯿﺎت ﻣﻮﺿﻮع ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴﻪ ﻣﻄﺎﺑﻘﺖ داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ و اﺑﻼغ ﺻﺮﻓًﺎ ﺑﺎ ﻣﺴـﻮوﻟﯿﺖ و ﺗﺎ ﯾﯿـﺪ ﺑـﺎﻻﺗﺮﯾﻦ ﻣﻘﺎم دﺳﺘﮕﺎه اﺟﺮاﯾﯽ ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ در زﻣﺎن دﯾﮕﺮ اﻧﺠﺎم ﺷﻮد .
4- ﻫﺮﮔﻮﻧﻪ ﭘﺮداﺧﺖ ﺑﻪ ﭘﯿﻤﺎﻧﮑﺎر از ﺑﺎﺑﺖ ﮐﺎر اﻧﺠﺎم ﺷﺪه (در ارﺗﺒﺎط ﺑـﺎ ﻣﻮﺿـﻮع ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴـﻪ) ﻗﺒـﻞ از ﺗﻨﻈـﯿﻢ و اﺑـﻼغ ﺻﻮرﺗﺠﻠﺴـﻪ ﻣﺠـﺎز ﻧﻤﯽ ﺑﺎﺷﺪ. (از فهرست بهای سال ۸۸ به بعد)
صورتجلسه مصالح پایکار (برای تنظیم صورت وضعیت موقت ) :
صورتجلسه مصالح پایکاردر صورت وضعیت های موقت کاربرد دارد و نوع، مقدار مصالح موجود در کارگاه در آن ذکر می گردد و به تایید سر ناظر و رئیس کارگاه میرسد.
صورتجلسه خدمات و نیروی انسانی متعلق به پیمانکار و در اختیار کارفرما :
در طول پروژه ممکن است کارفرما بابت کارهای خارج از موضوع قرارداد نیاز به نیروی اجرایی داشته باشد که با توجه به هماهنگی و توافق طرفین پیمانکار نیروی انسانی در اختیار کارفرما قرارداده و طی صورتجلسه ای مشخصات نیروی فنی در اختیار گذاشته‌شده ، نفر روز ، کار انجام‌شده و …. ذکر و به تائید نمایندگان کارفرما ، نظارت مقیم و پیمانکار برسد و در پیوست‌های صورت‌وضعیت‌ها ضمیمه گردد.
صورتجلسه قیمت جدید :
جهت تهیه و ارائه اقلام قیمت جدید مطابق ماده 29 شرایط عمومی پیمان می توان آنالیزی براساس کارکرد نیروی انسانی ، ماشین آلات و مصالح جهت تهیه قیمت واحد طراحی کرد.
صورتجلسه تحویل موقت :
در شرایط عمومی پیمان ماده 39 آمده پس از آنکه عمليات موضوع پيمان تكميل گرديد و كار آماده بهره‌برداری شد ، پيمانكار از مهندس مشاور تقاضاي تحويل موقت می‌کند و نماينده خود را براي عضويت در هيات تحويل معرفي می‌نماید . مهندس مشاور ، به درخواست پيمانكار رسيدگي مي كند و در صورت تائيد ، ضمن تعيين تاريخ آمادگي كار براي تحويل موقت ، تقاضاي تشكيل هيات تحويل موقت را از كارفرما می‌نماید. كارفرما به‌گونه‌ای ترتيب كار را فراهم می‌کند كه هیات تحويل ، حداكثر در مدت 20 روز از تاريخ آمادگي كار كه به تائيد مهندس مشاور رسيده است ، در محل كار حاضر شود و براي تحويل موقت اقدام نمايد . اگر به نظر مهندس مشاور عمليات موضوع پيمان آماده بهره‌برداری نباشد ، ظرف مدت 7روز از دريافت تقاضاي پيمانكار ، نواقص و كارهايي را كه بايد پيش از تحويل موقت تكميل شود به اطلاع پيمانكار می‌رساند آزمایش‌های لازم به تشخيص و با نظر اعضاي هيئت در محل انجام می‌شود و نتايج آن در صورت‌مجلس تحويل موقت درج می‌گردد هرگاه هيئت تحويل عيب و نقصي در كارها مشاهده نكنند اقدام تنظيم صورتجلسه تحويل موقت می‌نماید . صورتجلسه تحويل موقت را به همراه نتيجه آزمایش‌های انجام‌شده ، براي كارفرما ارسال میکنند و نسخه‌ای از آن را نيز تا ابلاغ از سوي كارفرما در اختيار پيمانكار قرار میدهد. كارفرما بعد از تائيد ، تحويل موقت عمليات موضوع پيمان را به پيمانكار ابلاغ می‌نماید .
صورتجلسه تحویل قطعی :
مطابق ماده 41 شرایط عمومی پیمان در پایان دوره تضمین تعیین شده در ماده 5 موافقتنامه ، كارفرما بنا به تقاضاي پيمانكار و تائيد مهندس مشاور ، اعضای هیات تحویل قطعی و تاریخ تشكيل هيات را همان‌گونه كه در ماده 39 برای تحویل موقت پیش‌بینی‌شده است ، معين و به پيمانكار ابلاغ می‌کند . هيات تحويل قطعي ، پس از بازديد كارها ، هرگاه عيب و نقصي كه ناشي از كار پيمانكار باشد مشاهده ننمايد موضوع پيمان را تحويل قطعي می‌گیرد . و بی‌درنگ صورتجلسه آن را تنظيم و براي كارفرما ارسال می‌کند و نسخه‌ای از آن را تا ابلاغ از سوي كارفرما، به پيمانكار میدهد ، و سپس كارفرما با تصويب تحويل قطعي كار را به پيمانكار ابلاغ می‌نماید.
